Nos últimos anos, diferentes estados brasileiros têm aprovado leis que incentivam a digitalização de prontuários médicos, estabelecendo prazos claros para fornecimento de cópias e ampliando o direito de acesso dos pacientes e familiares a essas informações. Essas iniciativas, alinhadas à legislação federal existente, vêm pressionando hospitais a modernizar seus sistemas de registro, eliminar o papel e adotar prontuários eletrônicos para garantir compliance jurídico, segurança de dados e eficiência operacional.
A Lei Estadual nº 10.867/2021, do Rio Grande do Norte, foi uma das primeiras a abordar diretamente a obrigatoriedade de fornecer um mini prontuário ao paciente ou a seu representante legal ao final do atendimento. Em 2023, o estado de Goiás sancionou a Lei nº 21.904, que determina o fornecimento de cópias do prontuário médico em até 10 dias úteis, com possibilidade de prorrogação para 20 dias mediante justificativa formal. Mais recentemente, em 2025, o estado do Rio de Janeiro aprovou a Lei Estadual nº 10.676/2025, que trouxe avanços importantes ao detalhar os prazos máximos para entrega (cinco dias corridos para cópia completa e dois dias úteis para documentos digitais), ampliar o direito de solicitação a familiares e proibir cobranças indevidas.
Outros estados também estão em movimento. Em Roraima, tramita desde 2024 o PL 49/2024, que propõe acesso eletrônico ao prontuário por meio de plataformas seguras. No Tocantins, o PL 53/2025 busca viabilizar a criação de um sistema digital de disponibilização dos prontuários da rede pública. Em São Paulo, o PL 108/2025 também caminha nessa direção, embora ainda esteja em tramitação.
Esse movimento legislativo descentralizado mostra que, mesmo com diretrizes federais como a Lei nº 13.787/2018 e a LGPD, as leis estaduais têm exercido um papel importante na regulação prática do acesso aos prontuários e na pressão para que as instituições de saúde adotem soluções de digitalização certificada, indexação estruturada, guarda segura e rastreabilidade.
Impactos práticos para os hospitais: do papel ao digital por obrigação legal
As novas leis estaduais e federais sobre acesso a prontuários têm impactos diretos na operação das instituições de saúde. Atender aos prazos legais – muitas vezes de apenas dois a cinco dias – exige mais do que boa vontade: requer mudanças estruturais na forma como os prontuários são armazenados e acessados.
A primeira consequência prática é a aceleração da digitalização. Hospitais que ainda trabalham majoritariamente com arquivos em papel dificilmente conseguirão responder às solicitações dentro do prazo legal sem digitalizar seus acervos. Com a nova lei do Rio de Janeiro, por exemplo, acompanhantes já têm o direito de solicitar a digitalização dos prontuários durante a internação – e, se o hospital não estiver preparado, o paciente pode simplesmente fotografar os documentos. Em vez de adiar, a migração para o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) se torna inevitável. Atualmente, apenas 23% dos hospitais no Brasil usam esse tipo de sistema de forma plena, o que revela um enorme espaço para avanço.
Mas digitalizar não basta. Os prontuários precisam estar estruturados e indexados para garantir que sejam localizáveis rapidamente – mesmo após anos. Com o direito ampliado de acesso por familiares e o surgimento de demandas por históricos antigos, é essencial contar com sistemas de gestão documental capazes de organizar grandes volumes de informação e integrá-los a soluções como o SUS Digital. A interoperabilidade não é mais uma tendência: é uma exigência de conformidade.
Além disso, a digitalização traz ganhos tangíveis ao permitir a eliminação legal do papel. Segundo a Lei Federal 13.787/2018, prontuários podem ser digitalizados com certificação e, depois disso, descartados. Isso reduz o espaço físico necessário, os custos de armazenagem e os riscos de extravio ou deterioração. Hospitais como o Heliópolis (SP) já digitalizaram dezenas de milhares de prontuários antigos justamente para evitar perdas irreparáveis e otimizar recursos.
Benefícios da digitalização para compliance e eficiência
Diante das novas exigências legais e da pressão por eficiência, a digitalização certificada de prontuários médicos deixou de ser apenas uma resposta regulatória — tornou-se uma estratégia indispensável de compliance e operação hospitalar.
Hospitais que adotam sistemas digitais completos conseguem responder com agilidade às solicitações de acesso, evitando sanções e fortalecendo a imagem institucional. Um prontuário digital pode ser localizado em segundos e entregue por e-mail, dentro dos prazos exigidos por leis estaduais. Isso só é possível com um processo de digitalização certificado, que garanta validade jurídica conforme a Lei 13.787/2018 e normas do CFM. Além disso, ao aplicar certificação digital e armazenar os arquivos de forma segura, a instituição se desobriga de manter o documento físico — o que reduz custos e libera espaço.
Outro benefício crítico é a segurança da informação. Prontuários digitais permitem controle de acesso, rastreabilidade e criptografia — elementos essenciais para atender à LGPD e evitar vazamentos. Do ponto de vista operacional, a digitalização também melhora a qualidade do atendimento. Médicos acessam rapidamente o histórico do paciente, exames e anotações, o que evita retrabalho e permite decisões clínicas mais rápidas e precisas. Isso reduz filas, repetições de exames e melhora o giro de pacientes. Mesmo com o investimento inicial, os ganhos são evidentes: economia com papel, espaço físico, pessoal de arquivo e aumento da capacidade produtiva.
Em conclusão, as iniciativas legislativas regionais, aliadas à legislação federal vigente, estão impulsionando uma modernização sem precedentes nos prontuários médicos no Brasil. Trata-se de um caminho sem volta rumo ao hospital digital: um cenário em que pacientes, médicos e gestores terão informação clínica acessível, segura e útil na ponta dos dedos, substituindo pastas empoeiradas por telas eficientes.
Mais do que cumprir a lei, essa evolução representa uma oportunidade de ouro para o setor de saúde aprimorar sua eficiência e humanização, colocando a tecnologia a serviço da vida. E, como costuma acontecer nas inovações, quem sair na frente nesse processo certamente terá vantagem – seja na gestão, seja na confiança do paciente. As leis estão dadas; cabe agora às instituições de saúde fazerem o dever de casa e colherem os frutos da era do prontuário digital.
Inon Neves, vice-presidente da Access.
