Para se adaptar ao cenário das relações digitais, as empresas tradicionais estão se renovando, passando pela Transformação Digital, processo de adaptação à uma nova cultura focada nos meios digitais. Uma das etapas para chegar neste ponto é diminuir ou até cessar o uso de documentos em papel.
Com isso, a DocuSign, empresa do segmento de assinatura eletrônica e gestão de processos digitais, ajuda com que companhias de todos os segmentos e portes possam agilizar e aprimorar a tramitação de documentos com validade jurídica e segurança de autenticação.
As leis brasileiras permitem que qualquer documento físico, que demande uma ou mais assinaturas, possa ser transformado em um documento eletrônico. As assinaturas a serem utilizadas poderão ser a Eletrônica – semelhante à assinatura simples em papel, porém no meio eletrônico -, ou Digital – assinatura combinada com criptografia de um certificado digital, equivalente a firmas reconhecidas – conforme o nível de autenticação exigida de acordo com o caso de uso.
“As Assinaturas Eletrônicas são aquelas usadas em documentos do dia a dia, nos processos de negócio, que precisam de agilidade, como uma assinatura em contratos de vendas, compras ou de locação de imóveis, por exemplo. Já as Digitais são para documentos mais sensíveis e normalmente seu uso está vinculado a uma obrigação prevista em lei, demandam o uso de um certificado digital”, explica Andre Adedo, head de Desenvolvimento de Negócios da DocuSign.
Todo o processo, tanto da assinatura eletrônica quanto da assinatura digital, é criptografado para segurança dos envolvidos. As etapas são registradas para garantir a transparência e podem ser auditadas a qualquer momento, com todos os dados, para que qualquer modificação que ocorra no documento não possa ser ocultada. A transformação digital dos documentos físicos ajuda a eliminar a burocracia que proporciona a morosidade nos processos de negócio, além de ser sustentável e aumentar a confiabilidade das partes.
“Uma das vantagens de ser uma empresa paperless, ou seja, que não utiliza documentos físicos para coleta de assinaturas, é que os documentos não precisam mais de tantos dias para percorrer longas distâncias, sendo formalizados praticamente no mesmo dia e permitindo eficácia e controle na gestão de processos”, completa o executivo.
No universo jurídico, há plataformas usadas pelos advogados, como por exemplo o Dropbox, Tools, EDiscovery, ou mesmo o Gmail, que já são integradas com a solução da DocuSign. Permitindo, assim, que as assinaturas sejam feitas a partir da própria ferramenta que os advogados já utilizam, sem nenhuma burocracia a mais.
