Com o atual cenário de pandemia do coronavírus, a necessidade de uma devida preparação por parte das empresas e a preocupação com a segurança e o bem-estar dos seus colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros de negócios é fundamental. Para auxiliar as organizações (privadas e públicas) neste momento, a Zurich elaborou um plano estratégico com ações de gerenciamento de riscos que visa a manutenção operacional de cada organização e a rotina de atividades dos colaboradores.
De acordo com a seguradora, as pandemias são eventos imprevisíveis, mas recorrentes, que podem afetar significativamente comunidades e economias no mundo todo. Da forma que o covid-19 vem refletindo no dia a dia das organizações, é muito importante para as empresas o desenvolvimento e a efetividade de planos de continuidade de negócios que ajudem a minimizar o impacto.
Para Carlos Cortés, superintendente de Engenharia de Riscos da seguradora, a antecipação no desenvolvimento de planos de respostas permite que as organizações tenham reações efetivas para uma variedade de cenários e ajuda a reduzir o impacto sobre as operações essenciais, mesmo que uma pandemia tenha extensão imprevisível. “Produzimos estudos e cartilhas com orientações para as empresas de todos os segmentos. Munidas destas informações, as organizações conseguem estabelecer práticas para minimizar os reflexos diretos e indiretos nos negócios e na rotina dos clientes”, afirma.
Um dos planos elaborados pela empresa é a matriz de “Planejamento para o impacto da pandemia” e “Políticas e procedimentos durante uma pandemia”, com detalhamentos do que deve ser levado em conta e orientações.
Planejamento para o impacto da pandemia: o que deve ser levado em conta
– Orientações:
A sua organização identificou um coordenador/equipe que liderará o desenvolvimento de planos de resposta a emergências?
Sempre que possível envolva uma equipe interdisciplinar no processo de planejamento (por exemplo, representantes de saúde e segurança, finanças, comunicação e equipes de resposta).
Foram identificadas as atividades críticas que sua organização realiza que devem continuar durante uma pandemia?
Considere os funcionários necessários para realizar essas atividades, juntamente com outros elementos-chave, como equipamentos, materiais, fornecedores, prestadores de serviços e logística. Entenda se recursos internos precisam ser realocados para garantir que essas atividades possam continuar.
Foram identificados os assuntos que dependem de pessoas-chaves e requisitos mínimos desse pessoal?
As dependências de pessoas-chaves ocorrem quando a entrega de uma atividade crítica de negócios depende de um ou de um pequeno grupo de indivíduos. Considere se mais pessoas precisam ser treinadas no caso de pessoas-chaves não estarem disponíveis durante uma pandemia.
Foi verificado se os seus principais fornecedores e contratados possuem Planos de Continuidade de Negócios?
Assim como suas dependências internas de pessoas-chaves, você também deve identificar os principais fornecedores / prestadores de serviços que dão suporte às suas atividades críticas e verificar que tenham controles suficientes.
Existe uma estratégia de comunicação interna e externa clara e atualizada regularmente?
Sua estratégia deve identificar arranjos de comunicação consistentes com todo o pessoal-chave e stakeholders no caso de uma pandemia. Os principais detalhes de contato (por exemplo, de funcionários, fornecedores, clientes) devem ser mantidos.
É possível utilizar a tecnologia para reduzir a necessidade de interações pessoais durante uma pandemia?
Considere as medidas como trabalho remoto e teleconferência podem ser promovidas e se o equipamento/software/acessos necessários estão disponíveis para dar suporte a isso.
As ferramentas de trabalho remoto funcionam corretamente quando um número significativo de pessoas as utiliza simultaneamente?
Verifique que o número de licenças e acessos seja suficiente para os funcionários que desenvolvem críticas
O plano tem sido testado?
Exercícios devem ser realizados para testar se o plano é eficaz e revisá-lo conforme necessário para incorporar as melhorias identificadas.
Existe um processo claro para ativar o plano?
Identifique as pessoas com autoridade para ativar o plano e defina o procedimento adequado.
Políticas e procedimentos durante uma pandemia: o que deve ser levado em conta
– Orientações:
Existem processos definidos para a revisão regular das recomendações do Ministério da Saúde sobre os impactos à saúde associados à pandemia?
Use as recomendações atuais para prever e planejar a ausência de funcionários durante uma pandemia. Considere outros fatores impactantes, como fechamento de escolas, cuidados com os membros da família e luto.
A política de afastamento por doença foi revisada para refletir as recomendações atuais do Ministério da Saúde em relação à pandemia?
Revise as recomendações atuais e estabeleça políticas específicas, incluindo a consideração do prazo após o qual as pessoas afetadas não são mais transmissoras.
As recomendações do Ministério da Saúde referentes ao controle da propagação foram comunicadas na organização?
Estabeleça políticas para reduzir o risco de propagação da infecção com base nas recomendações atuais. Promova orientação sobre os meios de transmissão e de higiene respiratória e solicite que as pessoas que apresentam sintomas permaneçam em casa.
As atividades de limpeza precisam ser aumentadas e os materiais e recursos necessários estão disponíveis?
Verifique se existem os materiais de limpeza necessários disponíveis e recursos suficientes para suportar o aumento da frequência, juntamente com um procedimento claro para as atividades de limpeza.
Existe uma política clara, baseada nas recomendações atuais do Ministério da Saúde, referente a viagens durante uma pandemia?
Use as recomendações atuais do Ministério da Saúde para desenvolver uma política de viagens internacionais para as áreas afetadas durante uma pandemia, incluindo o gerenciamento do retorno ao trabalho dos funcionários após a viagem para uma área em que ocorreu um surto.
“Esta matriz é um instrumento estratégico e, quando colocado em prática, contribui para a resiliência da organização em qualquer situação de risco”, diz o executivo.
